Bookingsystem skaber større tryghed

Af Søren Svith

”Det er meget forskelligt, hvordan forandringerne er blevet modtaget. Nogle er glade, mens andre er blevet utrygge. For nogle fører det til katastrofetanker som fx at det næste bliver, at de også mister deres job, nu de ikke mere skal have deres eget skrivebord. Men utrygheden bliver mindre og mindre, som tiden går, fortæller arbejdsmiljørepræsentant Bente Skovlund fra Danske Bank

Og så er der også mange, som virkelig har gavn af fleksibiliteten.

”En skal hente fire børn, en anden bor i Odense og en tredje bor i Padborg. De kan nu nøjes med at overnatte nogle få dage på Sjælland hver uge. Vi har også en kollega med luftvejssymptomer, som har fået mulighed for næsten ikke at komme på kontoret mere. Så banken sparer penge, og vi får fleksibilitet,” siger hun.

Book et skrivebord

I Bente Skovlunds team har de lavet et simpelt regneark, hvor den enkelte medarbejder kan booke skrivebord en måned frem i tiden og sikre sig at komme til at sidde sammen med sit team.

”Det er vigtigt for vores samarbejde, at vi sidder sammen. Ellers kan man lige så godt sidde hjemme. Heldigvis er der lige nu masser af plads til alle, der kommer. Vi har skriveborde til 60 procent af medarbejderne, men så mange kommer der slet ikke nu,” siger hun.

Jannie Vang er både tillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant og i hendes team afprøver de en app til at booke plads på kontoret. Sammen med censorer på skrivebordene, som registrerer brugen, er det noget af den teknologi, som fremover skal strømline kontoret.

Hun er selv meget tilfreds med den fleksibilitet, der ligger i den nye organisering, men er klar over, at der er kolleger, som ser anderledes på det.

”Dem der godt kan lide tryghed og at have familiefotos på skrivebordet har det svært med den nye indretning,” fortæller Jannie Vang.

Svært for medarbejdere med særlige behov

Et problem med de delte skriveborde er, at medarbejderne kommer i forskellige størrelser.

”For nogle kan det være udfordring at skulle indstille skriveborde og stole, og ikke alt udstyret passer til alle.  Jeg er for eksempel ikke så høj, og nogle af stolene kan jeg ikke bruge, fordi jeg ikke kan nå jorden selv i den laveste indstilling,” fortæller Bente Skovlund.

Ifølge Jannie Vang er det et generelt problem lige nu, at medarbejdere med særlige behov ikke føler, at de bliver lyttet til.

”Det fylder en del lige nu. De har ikke fået deres borde med i flytningen, og der kan også være problemer med stole til særligt høje eller særligt lave medarbejdere,” siger hun.

Støj er noget andet, der fylder efter at folk er kommet tilbage på arbejdet.

”Folk har vænnet sig til at sidde uforstyrret hjemme i en periode, og derfor bliver støjgenerene i storrummet tydeligere. Det bliver også forstærket af, at mange holder videomøder i fællesarealerne,” fortæller Jannie Vang.

Hvornår skal man være på kontoret?

Danske Bank har lagt op til, at de enkelte ledere kan vælge, hvilken model de vil bruge, når det gælder om at styre medarbejdernes tilstedeværelse på kontoret.

I Bente Skovlunds team har lederen bestemt, at når blot der er nogen til at åbne den fysiske post, så kan folk selv bestemme, hvornår de vil placere deres op til to hjemmearbejdsdage.

Nogle steder har der været uro omkring den nye organisering, og Bente Skovlund har som arbejdsmiljørepræsentant hjulpet et team, hvor medarbejderne var utilfredse med lederens valg af model, og hvor de bad om en begrundelse.

”Der har jeg argumenteret for, at koncernens politik er at skabe en god work/life-balance,” fortæller hun.

 Udfordringer for lederne

Den øgede adgang til at arbejde hjemmefra giver også lederne en del udfordringer.

”Nogle ledere har følt, at deres ledelsesret er blevet indskrænket, og at det er svært at få medarbejderne ind på kontoret. Samtidig arbejder lederne jo også hjemmefra ind i mellem, så nogle medarbejderne oplever, at de kommer på arbejde, men lederen er der ikke,” fortæller Jannie Vang.

Bente Skovlund nævner også, at det er sværere at introducere nye medarbejdere.

”Det er hårdt at skulle træne nye medarbejdere online. Det fungerer meget bedre, når man sidder ved siden af hinanden.  Men det er noget, vi må planlægge os ud af,” siger hun.

Social i det virtuelle

Kolleger, der arbejder hjemme på forskellige tidspunkter, udfordrer det sociale liv på kontoret, og derfor mødes de i Bente Skovlunds team til en virtuel ”fredagsbar” hver torsdag.

”Vi mødes med kamera en halv times tid og snakker om, hvordan det går. Det er ikke arbejdsrelateret snak, men mere en social ting. Jeg synes, at det er vigtigt, at vi kan hanke op i hinanden som kolleger. Så hvis der er en kollega, der slet ikke deltager, kontakter jeg vedkommende og hører, hvordan det går. Det kan være, at der er brug for en opfordring til at holde en pause og vente med opgaverne, siger hun.

I Jannie Vangs funktion er der medarbejdere helt i Litauen, så det meste af det sociale er nødt til at være virtuelt.

”Vi har bl.a. forsøgt os med virtuel vinsmagning, hvor alle fik tre flasker sendt hjem – også dem fra Litauen. Det fungerede faktisk godt,” fortæller hun.