Af Søren Svith, journalist med speciale i arbejdsliv
Når specialkonsulent Marlene Sparre møder på arbejde i innovationsafdelingen på Aalborg Universitet, er der ikke en fast plads til hende. Det samme oplever medarbejderne hos i Bygningsstyrelsen og i Nordeas hovedkontor.
De henter hver morgen deres arbejdsting i et aflåst skab og finder så et tomt skrivebord, hvis der er et ledigt. Alle tre arbejdspladser har nemlig skåret ned på antallet af skriveborde, så der ikke er et til hver medarbejder. I AAU Innovation er der skriveborde til 75-80 procent af de omkring 90 medarbejdere, og planen er, at det samme koncept skal rulles ud i alle afdelinger i universitets fællesadministration.
Men faktisk er det ikke rigtigt, at Marlene Sparre hver morgen henter sine arbejdsting i skabet. Ofte kommer hun slet ikke på kontoret. Pointen med delearbejdspladserne er nemlig, at medarbejderne arbejder mange andre steder end ved skrivebordet. De arbejder hjemmefra, besøger kunder eller samarbejdsparter, sidder i møder eller er syge. De har et fleksibelt arbejde, og det har man hidtil tænkt var begrænset til de videnstunge medarbejdere, som fx konsulenter.
Man kan spare m2
Med nye værktøjer, kan flere administrative kontorfunktioner varetages hjemmefra, og det har åbnet op for overvejelser om kontorets fremtid på mange offentlige arbejdspladser og private virksomheder. Nogle steder øjner man besparelser i kvadratmeter, andre steder er fokus på at indrette efter nye behov for samarbejde og fællesskab.
Esbjerg Kommune er en af dem, der øjner besparelser. Til DR [1]siger kommunaldirektør Rikke Vestergaard, at man kan spare penge på dyre lejemål og i stedet bruge dem på velfærd. Ifølge DR vil også Mariager Kommune gå den vej og spare op mod en tredjedel af kontorpladserne i kommunens kommende rådhus, fordi medarbejderne kommer til at arbejde mere hjemmefra.
Samtidig har forsikringsselskabet Codan besluttet at flytte fra sit hovedkontor på Gammel Kongevej i København. Ved flytningen bliver 800 faste arbejdspladser skåret ned til 575, hvoraf de 200 er faste og 375 er delearbejdspladser. Årsagen er, at medarbejderne skal arbejde mere hjemme[2].
Læs også, hvad det stiller af krav til akustik og indretning: Case: Nordeas hovedkvarter summer af liv
Det begyndte i Hillerød
Den første bølge af free seating på kontoret i Danmark startede i Hillerød i begyndelsen af årtusindet, hvor både ATP og Hillerød Kommune eksperimenterede med at skære ned på skrivebordene og lade medarbejderne dele dem.
Kommunen blev kendt for det, men reelt blev der aldrig færre skriveborde end medarbejdere, for kort efter røg kommunen ind i en sparerunde, som skar medarbejderstaben ned til cirka samme antal som skrivebordene.
I ATP høstede man interessante erfaringer. En økonomiafdeling blev forelsket i konceptet, men blev stoppet af HR. Det havde ikke taget højde for, at alle medarbejdere så godt som altid sad ved deres skrivebord. I dag er free seating ikke længere udbredt i organisationen.
Ikke alle er begejstrede
Erfaringerne fra Bygningsstyrelsen, Nordea og Aalborg Universitet er, at medarbejderne reagerer forskellig, når de skal dele skriveborde med kollegerne. Nogle trives fint med det. Andre er frustrerede og har svært ved at vænne sig til ikke at have sit eget.
Specialkonsulent Marlene Sparre hører til i den første gruppe, men hun har også som projektleder været stærkt involveret i projekt Work Space Design, som innovationsafdelingens overgang til delearbejdspladser og aktivitetsbaseret arbejdsplads blev kaldt.
Hun oplever, at det er positivt at lære flere mennesker at kende og få et bredere kendskab til hinandens opgaver. Desuden er hun meget tilfreds med de fælles faciliteter, der blev plads til på grund af reduktionen af antallet af skriveborde. Det drejer sig om en stillezone med både små skriveborde og bløde stole til arbejde, der kræver koncentration og fordybelse, lidt som læsesalen på et bibliotek. Desuden et område med projektbord, som ikke kan bookes og pladser til småsnak og uformelle møder i køkkenområdet.
En del af hendes kolleger har ikke vænnet sig til det nye. De er utilfredse med ikke at have en fast plads, og at de ikke altid kan komme til at sidde sammen med deres tætte kolleger. Nogle teams har også oplevet, at der er blevet fjernet for mange borde, så det var svært at få en plads. Det er der siden rettet op på.
Den samme type utilfredshed går igen blandt nogle af medarbejderne på de øvrige arbejdspladser. Til Djøf-bladet[3] fortæller en medarbejder i Bygningsstyrelsen fx, at det er svært for hendes team at være effektive i deadline-situationer, når de ikke kan sidde tæt sammen.
PFA droppede delearbejdspladser – men er i gang igen
Pensionsselskabet PFA er en af de arbejdspladser, som har eksperimenteret med delearbejdspladser i ad flere omgange. I første omgang var formålet med delarbejdspladserne at få mere videndeling på tværs, men det viste sig, at medarbejderne typisk satte sig det samme sted hver dag, og da det samtidig var et udbredt medarbejderønske at komme tilbage til de faste pladser, blev ordningen droppet i 2016.
Men i forbindelse med ombygningen af virksomhedens hovedkvarter de seneste år er delearbejdspladserne vendt tilbage i form af aktivitetsbaseret indretning.
Ifølge HR-direktør Pia Irene Andreasen gør PFA op med tanken om et-bord-til-alt-arbejde og tilbyder i stedet en række forskellige områder til forskellige arbejdsopgaver. Ideen er, at indretningen passer til forskellige behov i løbet af en arbejdsdag og til forskellige arbejdsopgaver. Det betyder samtidig, at den enkelte ikke har et fast skrivebord, men hører til i et ”hjemme-område” sammen med den øvrige afdeling.
Opgøret med det faste skrivebord til hver enkelt medarbejder hænger de fleste steder sammen med ideen om aktivitetsbaseret indretning. Det kigger vi nærmere på i næste nyhedsbrev.
Læs mere: Find dialogspørgsmål til delearbejdspladser her.
[1] https://www.dr.dk/nyheder/regionale/syd/medarbejdere-skal-arbejde-hjemme-ogsaa-efter-corona-folk-er-mere-produktive
[2] https://www.berlingske.dk/business/forsikringskaempe-goer-hjemmearbejde-permanent-vil-fremover-kun-have
[3] https://www.djoefbladet.dk/artikler/2019/5/i-bygningsstyrelsen-er-der-ingen-faste-pladser.aspx