Pandemien har sat turbo på forandringerne i Danske Bank

Af Søren Svith

”Allerede før corona introducerede vi tankegangen om, at arbejde er en aktivitet og ikke et sted. Men indtil medarbejderne fik konkret erfaring med det i forbindelse med hjemsendelserne, var det svært for dem at forstå, hvad det betød i praksis. Nu er det meget lettere, og det har skabt en åbning for store ændringer”, fortæller Mette Hasle, der er ansvarlig for arbejdspladsudvikling i Danske Bank koncernen globalt.

Koncernen er i gang med en stor omstilling, hvor medarbejderne skal vænne sig til en mere fleksibel måde at arbejde på. Omstillingen skal lede frem mod indflytningen af et nyt kontorhus i København i slutningen af 2023 og bygger på pilotstudier med aktivitetsbaserede arbejdspladser og delearbejdspladser. Det støttes også af en medarbejderundersøgelse fra juni 2020, som viste, at 93 procent af medarbejderne svarede, at det var vigtigt for dem at have mulighed for at arbejde på distancen i fremtiden.

18.000 medarbejdere har sagt ja til at arbejde hjemme fra et antal dage om ugen, som aftales med den nærmeste leder, og det udløser en række ændrede muligheder i koncernens filialer, regionskontorer og hovedkontor.

”Når så mange arbejder hjemme, giver det ikke mening at bruge meget plads til skriveborde, som står tomme meget af tiden. Derfor arbejder vi henimod at skære ned på antallet af skriveborde og bruge pladsen til faciliteter som understøtter samarbejde”, siger Mette Hasle.

Brug for færre skriveborde

Konkret er koncernen i gang med at flytte medarbejdere fra kontoret i Ejby nær Glostrup, hvor der i dag arbejder omkring 850 medarbejdere. De skal primært flytte til Høje-Taastrup, hvor kontoret skal indrettes med hjemmezoner til de forskellige afdelinger blandet med stilleområder, uformelle mødeområder, teamrum og såkaldte fly-in-zoner. De sidstnævnte kan bruges som arbejdsplads til besøgende eller buffer i perioder, hvor der er pres på skrivebordene i de forskellige teams hjemmezoner.

Omstillingen i Høje-Taastrup betyder, at alle medarbejdere får et skab til deres tastatur og mus, som de så hver morgen henter og placerer på et ledigt skrivebord, der er udstyret med to skærme og en dockin-station. De fleste ledere kommer også til at arbejde i de såkaldte hjemmezoner og får ikke eget kontor. Det gælder dog ikke de øverste ledelseslag.

I Høje- Taastrup kommer antallet af skriveborde til at ligge på mellem 60 og 75 procent i forhold til antallet af medarbejdere.

I takt med at virksomheden høster erfaringer med den nye indretning, er det meningen, at principperne skal overføres til flere kontorer i Danmark og udlandet, hvor der i dag delvist er indrettet aktivitetsbaseret, men hvor alle stadig har deres eget skrivebord.

Logistiske udfordringer

Omstillingen byder på flere logistiske udfordringer, som alle arbejdspladser står overfor, når de indfører mere hjemmearbejde. Det drejer sig især om at få koordineret, hvem der arbejder henholdsvis hjemme og på kontoret på et givent tidspunkt.

”Den koordinering har vi lagt ud til de enkelte forretningsområder.  Det giver ikke mening at presse en fælles løsning ned over alle, fordi behovene er så forskellige”, fortæller Mette Hasle.

Konkret betyder det, at hvert forretningsområde kan vælge at forsøge sig med enten faste hjemmearbejdsdage, et rotationsprincip eller fuld fleksibilitet, hvor det er op til den enkelte medarbejder at planlægge.

Arbejdshub i nærområdet

Som noget helt nyt går Danske Bank også gang at teste lokale arbejdshubs i filialerne i Roskilde, Køge, Hillerød og Glostrup. Det betyder, at medarbejdere som fx arbejder på kontoret i Holmens Kanal, men bor i Roskilde, har mulighed for at arbejde noget af tiden tættere på hjemmet, men på et kontor med forskellige fælles faciliteter, som ikke er til rådighed hjemme.

”Vi ønsker at skabe ekstra fleksibilitet for medarbejderne. På længere sigt, kan det fx blive sådan, at jeg kan bruge filialen i Stege, når jeg er i mit sommerhus. På den måde kan arbejdet passe bedre ind i den enkeltes livssituation”, siger Mette Hasle.

Hun peger på, at det samtidig kan skabe en opblødning i den skarpe opdeling mellem filialer med kundebetjening og koncernkontorer. Håbet er, at de to medarbejdergrupper får gavn af opblødningen, fx sådan at medarbejderne som bruger arbejdshubben får bedre indsigt i det direkte arbejde med kunderne.

Forsøget med lokale arbejdshubs er sat i gang på baggrund af en undersøgelse, som viste, at 58 procent var interesseret i muligheden. Forsøget er sat i gang før sommerferien og bliver evalueret i november.

Fokus på kommunikation

Arbejdsmiljøchef Birgit Skibsted peger på, at kommunikationen er en vigtig forudsætning for, at omstillingen bliver en succes. Koncernen trækker ikke én fælles løsning ned over alle afdelinger, men lader det være op til de enkelte teams at vælge inden for den fælles ramme. Det gælder fx i forhold til organiseringen af hjemmearbejdet. I den forbindelse er der brug for dialog med medarbejderne, og det skal kommunikationen til lederne understøtte fx i form af guides til teamøvelser.

”En stor forandring som den her bringer os alle ind på ukendt land, og vi må lære undervejs”, siger Birgit Skibsted.

I august arrangerer koncernen en psykisk sundhedsuge, hvor lederne som forberedelse har mulighed for at deltage i et webinar om forandringer. Medarbejderne skal også lære en masse nye begreber som Home Zone, Shared Desk og Clean Desk, og hvad de dækker over.

Desuden har Danske Bank formuleret de tre vigtigste adfærdsregler for den aktivitetsbaserede arbejdsplads:

• Skrivebordet skal være ryddet, når du går
• Optag ikke et skrivebord, du ikke bruger
• Respekter de forskellige arbejdszoners funktion, fx ingen snak i stilleområder

Danske Bank bruger denne øvelse i koordinering af hjemmearbejdsdage. Den er oversat og bearbejdet af BFA og I er velkomne til at bruge den som inspiration til, hvordan I styrer fordelingen mellem hjemmearbejde og arbejde på kontoret. Modellen er fremvist nedenfor, og den kan hentes ved at klikke direkte på modellen.