Af Søren Svith
Det kan være en udfordring, når nogle mødedeltagere er sammen ansigt til ansigt, mens andre er med på distancen.
Det hybride møder er, ifølge chefkonsulent Mads Bendixen fra Summit Consulting, en stor udfordring for lederne lige nu.
”Mange taler om, at der kommer et A- og et B-hold. At dem, der sidder sammen på kontoret, får mere ud af mødet end dem, der sidder hjemme eller andre steder væk fra hovedkontoret. Hvis lederen skal undgå det, må han eller hun fokusere på to ting: Bedre teknologi og gennemtænkt mødeledelse,” siger han.
Grynede billeder og skrattende lyd
Teknologien er vigtigt, fordi den definerer, hvor mange informationer, vi kan få med fra mødet, når vi er med på distancen. I forvejen er det svært at aflæse de andres signaler, når vi ikke sidder overfor hinanden, men en dårlig lyd eller billedforbindelse gør det endnu sværere at følge med.
Dårlige forbindelser og dårligt udstyr bidrager også til den udmattelse, som mange kan opleve ved online-møder – også kaldet tech-udmattelse eller digital udmattelse (se også artiklen Teknologien effektiviserer og udmatter os)
”Det er muligt at beholde optimisthatten på som leder, hvis man sørger for at holde øje med de teknologiske muligheder. Det kan fx handle om store skærme, hvor man kan få hele kroppen med på de kolleger, der deltager på distancen. Det kan også være ekstra kameraer fx på små tripods, så dem, der arbejder hjemmefra, får mulighed for at skifte perspektiv og se rundt i mødelokalet,” vurderer Mads Bendixen.
En anden mulighed er at have et kamera for hver person i mødelokalet.
”Lige nu er der mange som gør sig erfaringer med, at alle sidder med laptop-kameraer, også dem, der sidder i møderummet sammen. Det er en mulighed for at stille alle mere lige, men samtidig mødes man også på den laveste fællesnævner, påpeger Mads Bendixen.
Vi falder tilbage i gamle vaner
Når det gælder mødeledelsen, så er den største faldgrube, ifølge Mads Bendixen, at vi gør som vi plejer.
” Jeg havde en opgave i sidste uge, hvor vi hvor vi trænede hybride møder for en kunde. Vi gjorde meget ud af at forberede deltagerne og mødelederen. De skulle være opmærksomme på deres kolleger, der var med på distancen og på at lave indtjekning, så alle var involverede fra starten. Men meget hurtigt under mødet glemte de alt om det og faldt tilbage i gamle vaner. Så det er helt klart et område, hvor vi kan blive dygtigere,” vurderer han.
Det bliver i høj grad mødelederens opgave at sørge for, at man ikke falder tilbage i de gamle vaner. Derfor påpeger Mads Bendixen, at det bliver ekstra vigtigt, at lederen uddelegerer mødeledelsen, når han eller hun selv skal fremlægge noget eller på anden måde er engageret i mødets indhold.
Nye muligheder
Selv om de hybrider møder volder vanskeligheder lige nu, er det også et område, hvor arbejdspladserne lærer meget nyt og opfinder nye tiltag.
”Nogle steder bliver dem, der er med på distancen taget på en virtuel runde på kontoret, hvor de lige kan hilse på folk ved skrivebordene. Andre steder har man en fast praksis med at starte mødet ude, dvs. hos dem, der ikke er fysisk til stede. På den måde bliver de inviteret bedre ind i mødet,” siger Mads Bendixen.
De hybride møder giver også bedre muligheder for at mødes med afdelinger andre steder i landet eller i udlandet, og at det skaber en bedre integration.
Her kan teknologien være med til at gøre samarbejdet mere gnidningsfrit.
”Jeg har selv engang deltaget i et møde, hvor medarbejdere fra universitetshospitalet i Roskilde mødtes med kolleger fra søsterhospitalet i Køge. Her var skærmen meget stor, og samtidig var lyden og billedkvaliteten i top, så det føltes som om deltagerne fra det andet hospital sad i et rum ved siden af, hvor vi kunne se hinanden i fuld størrelse gennem et stort hul i væggen, fortæller Mads Bendixen.
|
Tips til det hybride møde
Kilder: Mads Bendixen og Medarbejder- og Kompetencestyrelsen |
Tjekliste til det hybride møde
Medarbejder- og Kompetencestyrelsen har udarbejdet en tjekliste til det hybride møde.